Privacybeleid

Privacyreglement

Voor de in dit privacyreglement bedoelde gegevens geldt onverkort hetgeen is bepaald in de nieuwe Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Bij de hiernavolgende definities is zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij de betekenis die daaraan wordt toegekend in de AVG. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet dient de betekenis te worden afgeleid uit de AVG. Kokopelli Care verstrekt zonder toestemming van de cliënt geen (inzage in) gegevens over de cliënt aan derden, behalve ter voldoening aan een wettelijke verplichting.

Werkingssfeer

Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens en de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zullen worden opgenomen betreffende betrokkenen die van Kokopelli Care (wensten te) ontvangen of diensten hebben ontvangen.

Toestemming

Bij aanvang van een traject wordt door de persoon een toestemmingsformulier ingevuld, doorgenomen en ondertekend. De toestemmingsverklaring wordt gebruikt voor het opvragen van relevante informatie bij (vorige) instellingen en/of instanties, organisaties. Aan de betrokkene wordt schriftelijk toestemming gevraagd om in overleg te kunnen treden en/of informatie uit te wisselen met instanties die de zorg financieren en/of andere relevantie instanties zoals personeelsadministratie, verzekeringsadviseur, verwijzers, het Centrum indicatiestelling zorg (CIZ) en artsen. Een kopie van de schriftelijke toestemming wordt op verzoek meegezonden bij schriftelijke rapportages of bij een verzoek om inlichtingen betreffende een betrokkene.

Organisatie, verantwoordelijkheid

De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van de bepalingen van dit reglement en voor de juistheid en de volledigheid van de opgenomen gegevens. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat persoonsgegevens afdoende worden beveiligd tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Hiertoe legt zij passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer. In ieder geval wordt, gelet op de stand van de techniek en de kosten van tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gegarandeerd. De verantwoordelijke draagt de dagelijkse zorg voor de persoonsregistraties op aan één of meer medewerkers, welke werkzaam is/zijn voor de verantwoordelijke. De medewerkers verwerkt persoonsgegevens slechts in opdracht van de verantwoordelijke

Inhoud persoonsgegevens

Kokopelli Care verwerkt persoonsgegevens doordat er gebruik wordt maakt van onze diensten en/of omdat deze gegevens zelf aan ons zijn verstrekt in verband met een hulpvraag. De persoonsgegevens bestaan uit de volgende gegevens: – Voor- en achternaam, Geslacht, Geboortedatum , Geboorteplaats, Burger Service Nummer (BSN), Adresgegevens, Telefoonnummer, E-mailadres, Behandelaar, Gegevens Huisarts, Apotheek en Tandarts, Contactpersoon bij noodsituatie, Zorginhoudelijke gegevens, beelden/video’s, Financiële en administratieve gegevens zoals bij onder bewindstelling. Voorts kunnen in de registratie van de persoonsgegevens de navolgende gegevens worden opgenomen: – Gegevens betreffende een verzekeringsmaatschappij, Gegevens betreffende zorgverleners, een zorginstelling, zorgkantoor en/of uitvoeringsinstelling.

Doeleinden, registratie, verwerking

Het dossier is verbonden aan de cliënt, niet aan de traject ondersteuner die het schrijft. Iedere behandelaar die bij de behandeling van de cliënt betrokken is, is verplicht een dossier in te richten over de door hem verrichte (deel)behandeling/ondersteuning of begeleiding. De traject ondersteuner heeft de plicht een dossier bij te houden met betrekking tot de begeleiding / ondersteuning / progressie van de cliënt. In het dossier neemt hij gegevens op over de gehanteerde ondersteuningsplan / doelenplan van de cliënt, de verrichtingen, progressie, verklaringen van de cliënt en bewaart hij de gegevens die noodzakelijk zijn voor een goede procesoverzicht. Het registreren van persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats in zoverre zulks noodzakelijk is voor een verantwoorde zorgverlening aan betrokkenen. De registratie en verwerking van persoonsgegevens vindt plaats ten behoeve een juiste en doelmatige zorgverlening teneinde productiegegevens te kunnen vastleggen, voor de financiële afhandeling van de geleverde zorg en voor statistische doeleinden ter zake van de zorgverlening. 

Persoonsgegevens van betrokkenen worden slechts verwerkt indien: 

De betrokkene hiertoe ondubbelzinnig zijn toestemming heeft verleend, – De gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor het nemen van precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van een betrokkene en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst, – De gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen, De gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen, De gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang van de betrokkene prevaleert, De persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement op een behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt en deze worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. 

Het dossier bevat, naast het ondersteuningsplan, doelenplan, zelfredzaamheid matrix formulier en de in de wet en regelgeving geregelde onderwerpen, het volgende: de wensen en voorkeuren van de cliënt, indien relevant, een toestemmingsverklaring, – indien relevant, een overdracht document, – afgegeven beschikking, – de voortgang (incl. rapportages, evaluatierapportage, uitslagen, etc.) van de ondersteuning/begeleiding, – incidenten en calamiteiten voor zover deze gevolgen hebben voor de ondersteuning/begeleiding of de gezondheidstoestand van de cliënt – Voor gezien en doorgenomen door de cliënt ondertekende Algemene Voorwaarden, – Het dossier blijft gedurende de ondersteuning/begeleiding ter beschikking van de cliënt. De cliënt heeft altijd recht op inzage en kan een kopie krijgen.

Verstrekking van persoonsgegevens

Kokopelli Care verstrekt zonder toestemming van de cliënt geen (inzage in) gegevens over de cliënt aan derden, behalve ter voldoening aan een wettelijke verplichting.

Onder derden als bedoeld in het eerste lid wordt niet verstaan:

degenen die rechtstreeks zijn betrokken bij de uitvoering van de traject ondersteuningsovereenkomst voor zover de verstrekking van gegevens en inzage noodzakelijk is voor de door hen te verrichten werkzaamheden, de vertegenwoordiger voor zover de verstrekking van gegevens noodzakelijk is voor de uitoefening van zijn taken, – bij het inschakelen van derden, dan wel wanneer Kokopelli Care hiertoe krachtens de wet of een gerechtelijke uitspraak verplicht is, – Kokopelli Care is verplicht tot geheimhouding van alle informatie en gegevens van de cliënt jegens derden behalve ter voldoening aan een wettelijke verplichting, – Na overlijden van de cliënt geeft Kokopelli Care desgevraagd inzage in de ondersteuning/begeleiding inhoudelijke gegevens aan de nabestaanden voor zover de cliënt daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven of toestemming mag worden verondersteld. 

Kokopelli Care informeert de door hem ingezette individuele ondersteuning/begeleiding trajectondersteuners over hun geheimhoudingsplicht en stelt de cliënt hiervan op de hoogte. – Persoonsgegevens worden uitsluitend verstrekt aan personen werkzaam ten behoeve van de verantwoordelijke die deze in het kader van hun taakuitoefening c.q. dienstverlening mogen ontvangen en indien zulks in overeenstemming is met de in artikel 6 vermelde doeleinden, – Aan derden worden persoonsgegevens uitsluitend verstrekt indien zulks noodzakelijk is op grond van wettelijk voorschrift en/of indien zulks noodzakelijk is voor het doel van de registratie. Onder deze derden vallen onder andere de zorgverzekeraar, het zorgkantoor, de uitvoeringsinstelling, de gemeente, het College van zorgverzekeringen (CVZ) en het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (Ministerie van VWS). 

Toegang tot de registratie van persoonsgegevens

Uitsluitend personen binnen de organisatie van de verantwoordelijke die daartoe zijn aangewezen door de directie van de verantwoordelijke en derhalve daartoe in het kader van hun taakuitoefening gerechtigd zijn, hebben toegang tot de registratie van persoonsgegevens. Tot de gebruikers van de registratie behoren de directie van de verantwoordelijke en de cliënt administratie. Voor iedere gebruiker geldt een specifieke bevoegdheid ten aanzien van het invoeren, wijzigen en verwijderen van gegevens. Bovendien heeft iedere gebruiker zich ten aanzien van de persoonsgegevens schriftelijk tot geheimhouding verplicht. Derden hebben toegang tot de registratie van persoonsgegevens inzien zulks noodzakelijk is op grond van een wettelijk voorschrift. Bovendien kan aan een externe accountant toegang verleend worden indien zulks ten uitvoer van diens opdracht noodzakelijk is.

Bewaring persoonsgegevens

Kokopelli Care legt ondersteuning/begeleiding inhoudelijke gegevens over de cliënt vast. Deze gegevens blijven gedurende de wettelijke bewaartermijn ter beschikking van zowel de Kokopelli Care als de cliënt. De cliënt biedt hiertoe de Kokopelli Care op diens verzoek de mogelijkheid een kopie van deze gegevens te maken. Bij beëindiging van de traject ondersteuningsovereenkomst bewaren de cliënt en Kokopelli Care ieder een exemplaar van de gegevens bedoeld in Artikel 1 en Artikel 4, lid 9 van de Algemene voorwaarden. Voor andere gegevens geldt de norm genoemd in de wet (AVG) Algemene verordening gegevensbescherming. De persoonsgegevens van een betrokkene worden conform de wettelijke bescherm termijn bewaard te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn geëindigd met de zorgverlening. Voor de WMO is dit 15 jaar en voor de andere zorg financiering wetten is dit 20 jaar. De gegevens niet vallend onder het eerste lid van dit artikel worden gedurende een termijn van zeven jaar bewaard of zoveel langer als noodzakelijk is. Binnen één jaar na het verstrijken van de geldende bewaartermijn als in dit artikel bepaald worden de gegevens op een verantwoorde manier uit de registratie verwijderd c.q. vernietigd.

Verband met andere registraties

Binnen de organisatie van de verantwoordelijke bestaat er een verband tussen de registratie van persoonsgegevens met de persoonsregistratie ter zake van de archivering van dossiers en bestanden en met de registraties van persoonsgegevens betreffende verschillende soorten zorgdienstverlening naar financieringsbron (WLZ, WMO, Jeugdwet, PGB, Zorgverzekeringswet e.d.). Ten behoeve van het opvragen van relevante gegevens van betrokkenen dan wel het verstrekken daarvan bestaat er ter zake van de registratie van persoonsgegevens buiten de organisaties van verantwoordelijke een verband met de registratie van de Belastingdienst, zorg verlenende instellingen, uitvoeringsinstellingen, zorgkantoren en de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA).

Verstrekking (identiteit)gegevens aan betrokkenen

Elke cliënt legitimeert zich voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst op verzoek van Kokopelli Care met een wettelijk erkend, geldig legitimatiebewijs en overlegt de gegevens van zijn zorgverzekeraar, het indicatiebesluit of de beschikking. Kan de cliënt desgevraagd een dergelijk legitimatiebewijs en/of verzekeringsgegevens of de beschikking niet tonen, dan is Kokopelli Care gerechtigd de uitvoering van de overeenkomst niet te starten op totdat de cliënt de noodzakelijke gegevens heeft overlegd, tenzij onmiddellijke behandeling noodzakelijk is.

Vóór aanvang van de overeenkomst geeft de cliënt op verzoek van Kokopelli Care de naam en de bereikbaarheid gegevens op van een eventuele contactpersoon, bij voorkeur zijn wettelijk vertegenwoordiger. – Indien persoonsgegevens direct bij de betrokkene worden verkregen deelt de verantwoordelijke vóór het verkrijgen van de persoonsgegevens aan de betrokkene zijn identiteit mede en de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, – In het geval persoonsgegevens door de verantwoordelijke worden verkregen van een ander dan betrokkene deelt de verantwoordelijke aan de betrokkene zijn identiteit en de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd mede en wel op het moment van vastlegging van de gegevens dan wel op het moment dat de gegevens aan derde worden verstrekt indien zij daarvoor zijn bestemd, één en ander behoudens het geval dat betrokkene daarvan reeds op de hoogte is, – De in lid 1 en lid 2 van dit artikel bedoelde mededelingen aan betrokkene vindt niet plaats indien mededeling aan de betrokkene onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost alsmede indien de vastlegging of de verstrekking van de gegevens wettelijk is voorgeschreven. Alsdan legt de verantwoordelijke de herkomst van de gegevens vast in zijn dossier. 

Rechten van betrokkenen

De betrokkene heeft het recht de verantwoordelijke te verzoeken hem mede te delen of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. De verantwoordelijke deelt zulks uiterlijk vier weken na een daartoe strekkend verzoek aan betrokkene mede en indien de bedoelde gegevens worden verwerkt houdt de mededeling van de verantwoordelijke een overzicht van de gegevens, het doel van de verwerking daarvan alsmede de herkomst van de gegevens. Verstrekking van de gegevens kan Door de verantwoordelijke worden geweigerd indien zulks noodzakelijk is in het belang van de persoonlijke levenssfeer van een derde, – De betrokkene heeft het recht de verantwoordelijke te verzoeken de door haar opgenomen persoonsgegevens aan te vullen, te verbeteren, te verwijderen of af te schermen indien deze gegevens onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig zijn of niet ter zake dienend zijn. De verantwoordelijke dient zo spoedig mogelijk aan dit verzoek gehoor te geven, tenzij zulks in redelijkheid niet mogelijk is, – De betrokkene heeft het recht de verantwoordelijke te verzoeken de door haar bewaarde persoonsgegevens te vernietigen. De verantwoordelijke dient hieraan binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van betrokkene gehoor te geven, zulks in afwijking van het bepaalde in artikel 9. De verantwoordelijke kan de vernietiging van de gegevens weigeren indien de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een derde, alsmede indien een wettelijk voorschrift zich daartegen verzet, – Een verzoek tot verwijdering of vernietiging door betrokkene als in dit artikel bedoeld kan tot gevolg hebben dat de verantwoordelijke alsdan niet meer over voldoende gegevens beschikt – bijvoorbeeld in het kader van de indicatiestelling van de zorg – om op verantwoorde wijze zorg te verlenen. Alsdan kan de verantwoordelijke verlening van de zorg aan de betrokkene weigeren. Bij een verzoek tot verwijdering of vernietiging zal de verantwoordelijke de betrokkene hierop wijzen.

Klachten

Kokopelli Care is aangesloten bij “Klachtenregeling Klachtenportaal Zorg B.V.”

(Klachtenportaal Zorg – info@klachtenportaalzorg.nl – Westerstraat 117 – 1601 AD Enkhuizen)

√ Onafhankelijke Klachtenfunctionaris

√ Klachtencommissie jeugd (jeugdzorg onder de Jeugdwet)

√ Klachtencommissie WMO

√ Aansluiting bij de Wkkgz erkende Geschilleninstantie KPZ

√ Klachtenregeling Wzd

• Klachtenportaal Zorg is te bereiken via info@klachtenportaalzorg.nl of op www.klachtenportaalzorg.nl
• ID Kokopelli Care – 11138

Wilt u een klacht indienen over uw zorgaanbieder die is aangesloten bij Klachtenportaal Zorg? Neem dan de volgende stappen: Bespreek de onvrede of klacht eerst met de zorgaanbieder. Komt u er samen niet uit? Dan kan zowel u als cliënt als de zorgaanbieder contact opnemen met Klachtenportaal Zorg via info@klachtenportaalzorg.nl of vul op www.klachtenportaalzorg.nl het klachtenformulier in. Ook kunt u voor een meer gedetailleerd stappenplan door gewezen worden naar de klachtenreglement pagina, klik dan hier.

Slotbepalingen

Iedere betrokkene ontvangt op verzoek een afschrift van dit privacyreglement. Dit privacyreglement wordt vastgesteld door de directie van Kokopelli Care en kan te allen tijde door haar worden gewijzigd. In alle gevallen waarin dit privacyreglement niet voorziet beslist de directie van Kokopelli Care. Dit privacyreglement treedt in werking met ingang van 01-12-2019. De Directie evalueert deze regeling binnen twee jaar na inwerkingtreding en vervolgens zo vaak als de Directie dit wenselijk vindt.